Heel de wereld is in crisis. Zowel in ons privéleven als op professioneel vlak is de impact van de COVID-19 crisis voelbaar. Ontdek waarom Lean (en Six Sigma) het vaccin is voor jouw organisatie in de strijd tegen het COVID-19 virus.
S.O.S. Het is vijf voor twaalf!
Onze economie is getroffen. In de private sector zijn bepaalde sectoren verplicht om fysiek te sluiten. Er is een daling (of zelfs een stopzetting) van verkoop door een gebrek aan e-commerce, of er is gewoonweg onvoldoende cashflow om de crisis te overleven. Volgens een recent onderzoek van de Economic Risk Management Group is de omzet, bij Belgische ondernemingen, gemiddeld 14% lager. In de horeca is dit meer (39%) en in de amusement en recreatiesector is dit zelfs 81%. Dan spreken we nog niet over andere structurele problemen die zich voordoen als gevolg van deze crisis.
Ook in de publieke sector is het overzicht langzamerhand zoek. In de zorg en veiligheidssector wordt er momenteel op volle toeren gedraaid, waardoor er een groot capaciteitsprobleem heerst. Door een gebrek aan mankracht is het momenteel heel lastig om de COVID-19 problematiek te combineren met de dagelijkse taken. Dit resulteert bovendien in vermoeidheid en stress bij deze jobs. Laat ons dus maar niet voorstellen wat de gevolgen zouden zijn als de personeelscapaciteit nog meer zou dalen door de hoge werkdruk.
COVID-19 is nog niet gestabiliseerd. Hierdoor worden we in alle sectoren geconfronteerd met een situatie die van dag tot dag en minuut tot minuut kan veranderen. Hoe gaan we hier nu mee om?
In a crisis, be aware of the danger but recognize the opportunity – John F. Kennedy
Allereerst is het van belang om helder te blijven reageren. Herkennen, erkennen en begrijpen van de angst, die zich voordoet buiten en binnen de organisatie, is cruciaal. In angstige situaties zijn mensen geneigd om het probleem te negeren (hopen dat het zal passeren) of om te overreageren (reageren zonder echt na te denken). In beide gevallen zorgt dit vaak voor bijkomende problemen.
Daarom is het noodzakelijk om eerst opnieuw evenwicht te herstellen. Ons leven, maar ook de economie, draaien verder: keep on moving! Zet uw zakelijke behoeften niet ‘on hold’. Structuur creëren in tijden van chaos zorgt voor stressvermindering, vermoeidheidsvermindering en motiveert bovendien om door te zetten. All is not lost.
In een crisis zijn we meer alert. Contact, communicatie en regelmatig ‘inchecken’ bij je mensen is nu uiterst belangrijk. Gebruik die alertheid om op zoek te gaan naar de ‘bottlenecks’ binnen jouw organisatie. Maak het beste met wat je hebt, maar gebruik dit moment ook om nieuwe manieren te achterhalen die jou en jouw organisatie nog beter kunnen maken. Juist nu willen we geen eenheidsworst, maar kwaliteit en persoonlijk klantencontact. Het doel is dan ook om een spontane, vlotte werking mogelijk te maken.
Goed nieuws dus: een crisis is de gelegenheid bij uitstek om in actie te komen! En laat Lean Six Sigma nu precies het vaccin zijn dat jij nodig hebt!
Lean in de COVID-19 crisis
Lean draait rond continu verbeteren en het dagelijks aanpakken van kleine crisissen. Het ideale beestje dus om ons te helpen omgaan met de huidige COVID-19 crisis. Krijg terug overzicht over de situatie en grijp dit moment om verder te gaan en het beter te willen doen. Gebruik hiervoor de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cyclus als kapstok. Stel kritische vragen. Wat doen we? Hoe kunnen we veilig werken? Hoe kunnen we (extra) problemen vermijden? Ga je thuiswerken? Wat is de impact van COVID-19 op onze organisatie? Plaats acties tegenover deze problemen. Controleer elke dag wat werkt en wat niet. Plaats hier vervolgens opnieuw acties tegenover en blijf vooruitkijken: wat ga je bijvoorbeeld doen als er teamleden ziek worden?
Misschien heeft COVID-19 jou gedwongen om te gaan digitaliseren? Of ben je genoodzaakt dit zo snel mogelijk te doen? Dan is het hoogste tijd om meteen jouw workflow kritisch te gaan bekijken. Moeilijke beslissingen nemen, wat prioriteren we, wat elimineren we?
Net nu is het belangrijk om de focus te bewaren en interne afstemmingen te structureren en ophelderen. Gebruik de situatie om duidelijke doelen te formuleren op zowel de korte als de lange termijn. Voer productieve gesprekken, baken af, geef duidelijkheid over prioriteiten en de go en no-go beslissingen. Bovendien ben je niet alleen. Daag je teamleden of medewerkers uit om creatieve manieren te vinden om verschillende situaties te laten werken, zodat je kan overleven én zelfs groeien. Nu kan je het verschil maken en ook nu zal je opvallen. Denk na over hoe je teamwerk kan stimuleren in een tijd waar sociaal isolement wordt aangemoedigd. Zoek geen excuses, individueel gebruik van Lean thinking (cultuur!) bevat geen COVID-19 obstakels.
Lean=mean: job cutting, weinig ruimte om te investeren in mensen. Grote fout. Bedrijven die jobs schrappen en COVID-19 als ‘excuus’ gebruiken, schoppen tegen de schenen van de lange termijn. Denk na en maak de juiste beslissingen. Elimineer verspillingen, haal je ‘fouten’ uit het proces en zet je mensen zinvol in zodat zij écht een meerwaarde kunnen betekenen voor jouw organisatie.
Six Sigma in de COVID-19 crisis
Six Sigma is een datagedreven aanpak. Geef toe, wat is er sterker dan zwart-op-wit kunnen aantonen waar het probleem zich situeert? Vertrouw niet enkel op je buikgevoel, maar maak gebruik van data om efficiënte en effectieve beslissingen te nemen. Net nu we leunen over de afgrond van gevaar is het van belang om toch nog altijd de lange termijn in de gaten te houden. Blijf vooruitkijken en niet naar beneden, of je tuimelt omlaag omdat je de oplossing niet hebt gezien. Laat je dus niet enkel leiden door financiële cijfers. Focus op concrete informatie die iets meer vertelt over hoelang iets duurt of die inzicht geeft in de oorzaken van veel voorkomende fouten. Samen met aternio finance kunnen wij jou begeleiden bij het bewaren van die balans tussen deze twee soorten ‘data’.
Ben je gemotiveerd om ervoor te gaan? Of wil je meer weten over hoe Lean en Six Sigma jou kunnen redden? Contacteer ons.
